L’archiviazione ottica ti permette di scansionare tutti i tuoi documenti cartacei, in modo da realizzare un archivio digitale di rapida consultazione. La digitalizzazione dell’archivio consente di ottenere file auto-consistenti, così da garantirti massima sicurezza per quanto riguarda le informazioni contenute ed eventuali manomissioni.
Scegliere di digitalizzare i tuoi documenti semplifica la gestione del tuo archivio, rendendo i documenti facilmente identificabili tramite il processo di indicizzazione. Inoltre, grazie al servizio di consultazione online, potrai accedere in modo sicuro ai tuoi documenti da qualunque parte del mondo e con qualsiasi dispositivo, che sia un PC, un tablet o uno smartphone.
La conservazione digitale consiste nella realizzazione di documenti informatici che vadano a sostituire quelli cartacei mantenendone la validità giuridica nel corso degli anni. La legalità di questi file è assicurata da firma elettronica e marca temporale. In generale quindi, la conservazione digitale garantisce la certa identificazione del soggetto che ha prodotto il documento, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità del documento e delle sue informazioni identificative.
Il procedimento che consente ai tuoi documenti di essere sottoposti a conservazione digitale è detto dematerializzazione. Letteralmente quindi si tratta di renderli “non materiali”, tramutandoli in elettronici e consentendo di eliminare gli originali.
Cosa si intende per dematerializzazione?
Il termine Dematerializzazione ha due accezioni:
- Rendere semplicemente non-più-materiale un documento, ovvero creare una semplice copia elettronica.
- Rendere la copia elettronica valida come se fosse l’originale, opponibile a terzi in giudizio, ovvero sottoporre la copia elettronica al processo di Conservazione Digitale.
La conservazione digitale permette la distruzione definitiva dei documenti cartacei sostituendoli a titolo legale?
Si, a meno che non siano documenti che per qualsivoglia motivo debbano essere mantenuti anche nella loro versione analogica.
Scansoft è Responsabile della Conservazione Sostitutiva?
Scansoft è il Responsabile della Conservazione Sostitutiva. ll processo di Conservazione Sostitutiva è svolto in outsourcing delegando a Scansoft gli obblighi e le responsabilità imposti dalla normativa di settore.
Il servizio comprende:
- Assunzione obblighi e responsabilità
- Redazione manualistica
- Conservazione digitale di qualsiasi tipologia di documento
- Pubblicazione Web Archivio legale/fiscale
Chi è e di cosa si occupa il Responsabile della Conservazione Sostitutiva?
Il Responsabile della conservazione è una figura professionale (obbligatoria per legge) d’importanza strategica, per tutte le aziende. Questo ruolo è svolto da una persona fisica, che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato. Il ruolo di Responsabile del procedimento di conservazione può essere rivestito da figure interne all’organizzazione oppure delegato ad un terzo outsourcer qualificato.
Scansoft si occupa del manuale di conservazione. Questi sono alcuni dei motivi per il quale affidarsi a Scansoft e non a un software di gestione documentale.
Indicizzazione dei documenti: di cosa si tratta?
La maggioranza dei documenti adatti alla conservazione digitale può essere indicizzata bypassando il lungo, noioso e manuale data entry.
In che modo?
Grazie ad un’automazione che consente di mappare i documenti digitali – per esempio di modulistica varia, fatture, DDT e qualsiasi altro documento sia con layout fisso che variabile – acquisendo dati sostanziali e posizionandoli in un database o in un software.
Quali sono i vantaggi?
L’indicizzazione non solo riduce le tempistiche dell’inserimento manuale evitando l’errore umano, ma permette all’utente finale di eseguire ricerche ancora più precise. Con una semplice ricerca testuale è ora possibile navigare nell’archivio digitale ottenendo informazioni mirate in pochissimi secondi.
Stoccaggio post-scansione
Scansoft si occupa di gestire i tuoi documenti anche dopo la digitalizzazione, provvedendo a trasferirli nei loro magazzini, dove saranno conservati entro i termini di legge qualora sia previsto o in base agli accordi contrattuali stipulati.
Stoccaggio On-Demand
Il vantaggio di questo servizio è che i tuoi documenti non necessitano di essere subito scansionati. Ciò che invece accade all’istante, è lo sgombero degli spazi che hai adibito alla conservazione delle tue copie cartacee.
Grazie a questo servizio, sarà possibile pianificare la scansione dei documenti secondo le tempistiche necessarie, dando priorità ai documenti di maggiore interesse.
Per i documenti che non necessitano del servizio di stoccaggio, è possibile avvalersi di quello di triturazione certificata.
Questo processo permette di ridurre i documenti in pezzi sufficientemente piccoli da garantire l’impossibilità di essere ricomposti ed impedire ogni tentativo di sottrarre dati sensibili.
E’ possibile inoltre avvalersi dell’opzione “on-site”, garantendo quindi che il processo di triturazione certifica avvenga in presenza, presso la sede del cliente.
Come funziona?
La piattaforma permette ai nostri clienti, tramite un accesso personalizzato con nome utente e password, di accedere ai propri archivi digitalizzati. La piattaforma è accessibile in ogni momento, da ogni luogo e da ogni dispositivo che abbia una connessione ad internet attiva e funzionante quali smartphone, tablet e computer.
Quando viene attivata?
La piattaforma viene attivata nel momento in cui i servizi acquistati iniziano ad essere processati.
Quali operazione permette di compiere?
Con la piattaforma in cloud, i nostri clienti possono:
- Accedere al proprio archivio in ogni momento e luogo
- Filtrare i documenti per tipologia (fatture ecc.)
- Trovare velocemente i documenti grazie a filtri avanzati
- Consultare i documenti direttamente online senza doverli scaricare
- Richiedere interventi di upload documenti con urgenza
- Ricevere report periodici di avanzamento upload archivi
Quali misure di sicurezza vengono utilizzate?
La piattaforma utilizza connessione e password criptate per fornire sicurezza agli utenti.
