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Conservazione digitale

Legalità, sicurezza, integrità.

La conservazione digitale altro non è che la realizzazione di documenti informatici che vadano a sostituire quelli cartacei mantenendone la validità giuridica nel corso degli anni. La legalità di questi file digitali è assicurata da firma elettronica e marca temporale. In generale quindi, la conservazione garantisce la certa identificazione del soggetto che ha prodotto il documento, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità del documento e delle sue informazioni identificative. Il procedimento che consente ai tuoi documenti di essere sottoposti a conservazione digitale è detto dematerializzazione. Letteralmente quindi si tratta di renderli “non materiali”, tramutandoli in elettronici, e consentendoti di eliminare gli originali.

Cosa si intende per dematerializzazione?

Dematerializzazione ha due accezioni:

  • Rendere semplicemente non-più-materiale un documento, ovvero creare una semplice copia elettronica
  • Rendere la copia elettronica valida come se fosse l’originale, opponibile a terzi in giudizio, ovvero sottoporre la copia elettronica al processo di Conservazione Digitale

La conservazione digitale permette la distruzione definitiva dei documenti cartacei sostituendoli a titolo legale?

Si, a meno che non siano documenti che per qualsivoglia motivo debbano essere mantenuti anche nella loro versione analogica.

Quali documenti quindi sono archiviabili otticamente?

  • Libri e Registri Contabili:
  • Libro Giornale,
  • Libro Inventari,
  • Registro IVA Acquisto,
  • Registro IVA Vendita,
  • Registro Cespiti,
  • Registro Magazzino
  • PEC – Posta Elettronica Certificata
  • Fattura Attiva
  • Fattura Passiva
  • Registro giornaliero di protocollo
  • Fidelity Card
  • Fogli Cassa
  • Distinta Resi
  • Corrispondenza
  • Contratto
  • Delibere
  • Determine
  • Dichiarazione fiscale 770
  • Modello CUD
  • Dichiarazione IRAP
  • DURC Dichiarazione Unica Regolarità Contributiva
  • Scheda Carburante
  • Altri…

Scansoft è Responsabile della Conservazione Sostitutiva?

ll processo di Conservazione Sostitutiva  è svolto in outsourcing delegando a Scansoft gli obblighi e le responsabilità imposti dalla normativa di settore.

Il servizio comprende:

  • ASSUNZIONE OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ
  • REDAZIONE MANUALISTICA
  • CONSERVAZIONE DIGITALE di qualsiasi tipologia di documento
  • PUBBLICAZIONE WEB ARCHIVIO LEGALE/FISCALE

Scansoft è Responsabile della Conservazione Sostitutiva.

Il Responsabile della conservazione è una figura professionale (obbligatoria per legge) d’importanza strategica, per tutte le aziende. Questo ruolo è svolto da una persona fisica, che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato.

Il ruolo di Responsabile del procedimento di conservazione può essere rivestito da figure interne all’organizzazione oppure delegato ad un terzo outsourcer qualificato.
Scansoft si occupa del manuale di conservazione.

Questi sono alcuni dei motivi per il quale affidarsi a Scansoft e
non a un software di gestione documentale.

Esempi pratici

Francesca da 20 anni lascia la sua seconda casa in affitto e vorrebbe digitalizzare tutti i documenti e le fatture relative agli affittuari.

La conservazione digitale è la scelta migliore per l’esigenza di Francesca.

Giacomo ha deciso di liberarsi di tutto l’archivio fatture della propria azienda.

La conservazione digitale è la soluzione ideale per la sue necessità.

Antonio vorrebbe digitalizzare l’archivio storico della sua azienda.

La convervazione digitale non è necessaria; le fotografie di Antonio potrebbero essere semplicemente archiviate otticamente.

Che fine faranno le mie copie cartacee?

Te li restituiamo e decidi tu se conservarli o meno in base alle tue esigenze, in alternativa li teniamo noi e li sottoponiamo a stoccaggio custodendoli in appositi spazi a cui solo il personale designato ha accesso. Se invece le copie cartacee non ti servono, le sottoponiamo a triturazione certificata.

Contattaci per un preventivo gratuito.

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