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La nuova era della gestione documentale.

Legalità, sicurezza, integrità

La conservazione digitale altro non è che la realizzazione di file digitali che vadano a sostituire quelli cartacei mantenendone la validità giuridica nel corso degli anni.

La legalità di questi documenti digitali è assicurata da firma elettronica e marca temporale. In generale quindi, la conservazione digitale garantisce la certa identificazione del soggetto che ha prodotto il documento, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità del documento e delle sue informazioni identificative.

Ma chi si occupa della conservazione digitale? O meglio, chi ha i requisiti per farlo? Aziende specializzate come Scansoft, strutturate e organizzate per offrire al cliente un servizio sicuro e a norma di legge. E quali documenti vengono sottoposti a conservazione digitale? Una varietà incredibile. Se sei un commercialista, per esempio, dovresti sapere meglio di noi quanto sarebbe comodo e pratico liberarti di incartamenti ingombranti quali libri e registri contabili, modelli CUD, registro di protocollo, fatture attive e passive, ma anche delibere, determine, distinte e documenti protocollati. Sei geometra o architetto? Siamo in grado di scansionare grosse mappe a zero restituendole sotto forma di file digitalizzato, visionabile e consultabile sempre e ovunque. Ma possiamo soddisfare anche le esigenze di consulenti del lavoro, aiutare grandi aziende e chiunque abbia necessità di smaltire grandi quantità di documenti cartacei.

Documento analogico o digitale?

Tra i due è sempre meglio preferire il digitale. Sai perché? Perché quello analogico è liberamente valutabile in ambito legale, a discrezione del giudice quindi, mentre l’informatico fa piena prova a querela di falso. Ed è proprio per questo che la conservazione digitale ti salva la vita!

Nell’ambito della conservazione digitale, ruotano tre figure fondamentali: il produttore, l’utente e il responsabile della conservazione.

Il produttore è colui che rende possibile all’utente l’accesso ai documenti informatici. Mentre è Scansoft ad assumere il ruolo di responsabile della conservazione. Cosa significa? Che deve collaborare attivamente con il responsabile dei sistemi informativi, della privacy e della sicurezza.

La conservazione digitale non è semplicemente scienza tecnologica ma è soprattutto una delicata e complessa responsabilità. La cosa veramente interessante che forse non sai riguardo alla conservazione digitale è che fino a poco tempo fa tutti i costi erano a carico del cliente, oggi invece il manuale della conservazione è a carico di Scansoft, che si occupa anche di redigerlo e curarne l’aggiornamento in caso di importanti cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici.

Scienza tecnologica responsabile

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