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Archiviazione ottica

Scansione e digitalizzazione documentale

L’archiviazione ottica ti permette di scansionare tutti i tuoi documenti tramutandoli da analogici a informatici per un archivio digitale di rapida consultazione, anche online. La digitalizzazione dell’archivio consente di ottenere file, tipicamente PDF, auto-consistenti ovvero immodificabili, così da garantirti massima sicurezza per quanto riguarda le informazioni contenute ed eventuali manomissioni.

Scegliere di digitalizzare i documenti cartacei è la scelta più smart che tu possa fare: un archivio digitale è pratico e di rapida consultazione. Puoi infatti ricercare e consultare documenti informatici in qualsiasi istante, inoltrarli ai tuoi collaboratori o clienti in una frazione di secondo e scaricarli su qualsiasi dispositivo. Se si tratta di un archivio online, tanto meglio: basta un click per avere i tuoi file a disposizione anche se sei lontano dal luogo di lavoro.

Digitalizzare i documenti significa sposare una gestione documentale intelligente!

Ma quali documenti sono archiviabili otticamente?

  • Libro Giornale,
  • Libro Inventari,
  • Registro IVA Acquisto,
  • Registro IVA Vendita,
  • Registro Cespiti,
  • Registro Magazzino
  • PEC – Posta Elettronica Certificata
  • Fattura Attiva
  • Fattura Passiva
  • Registro giornaliero di protocollo
  • Fidelity Card
  • Fogli Cassa
  • Distinta Resi
  • Corrispondenza
  • Contratto
  • Delibere
  • Determine
  • Dichiarazione fiscale 770
  • Modello CUD
  • Dichiarazione IRAP
  • DURC Dichiarazione Unica Regolarità Contributiva
  • Scheda Carburante
  • Altri…

L'archiviazione ottica permette la distruzione definitiva dei documenti cartacei sostituendoli a titolo legale?

No. Per questo è necessario ricorrere alla Conservazione Digitale.

Esempi pratici

Daniele è un medico itinerante che deve catalogare le cartelle dei suoi pazienti in modo da poterle recuperare e consultare il più rapidamente possibile, ovunque si trovi e in qualsiasi istante. L’archiviazione ottica fa proprio al caso suo!
Paolo si occupa dell’archivio della sua azienda che produce ricambi meccanici. Tra manuali e documentazione varia, il tempo di consultazione si è spropositatamente allungato. Per di più quella stanza diventerà una sala relax. La soluzione più efficace è l’archiviazione ottica.
Andrea, che in quanto avvocato deve mettere tutto nero su bianco, sta avendo difficoltà nella gestione documentale. Avere così tanti documenti e faldoni da conservare e all’occorenza consultare, è diventato un incubo! In questo caso la conservazione digitale è ciò che fa per lui: ordine e legalità!

Che fine faranno le mie copie cartacee?

Te le restituiamo e decidi tu se conservarle o meno in base alle tue esigenze. In alternativa li teniamo noi e li sottoponiamo a stoccaggio custodendole in appositi spazi a cui solo il personale designato ha accesso. Se invece le copie cartacee non ti servono, le sottoponiamo a triturazione certificata.

Contattaci per un preventivo gratuito.

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