Archiviazione ottica
La nuova era della gestione documentale.
L’archiviazione ottica ti permette di scansionare tutti i tuoi documenti tramutandoli da analogici a informatici per un archivio digitale di rapida consultazione, anche online. I file ottenuti, tipicamente PDF, vengono resi auto-consistenti, ovvero immodificabili, così da garantirti massima sicurezza per quanto riguarda le informazioni contenute ed eventuali manomissioni. Ma ciò che rende un archivio digitale la scelta più smart che tu possa fare, è la praticità: ogni documento informatico è rapido da ricercare, consultabile in qualsiasi istante, semplice da inoltrare a collaboratori o clienti, scaricabile su qualsiasi dispositivo. E se si tratta di un archivio online, tanto meglio: basta un click per avere i tuoi file a disposizione anche se sei lontano dal luogo di lavoro.
Quali documenti quindi sono archiviabili otticamente?
Ogni documento cartaceo che sia possibile scansionare.
L'archiviazione ottica permette la distruzione definitiva dei documenti cartacei sostituendoli a titolo legale?
No. Per questo è necessario ricorrere alla Conservazione Digitale.
Esempi pratici
Daniele è un medico itinerante che deve catalogare le cartelle dei suoi pazienti in modo da poterle recuperare e consultare il più rapidamente possibile, ovunque si trovi e in qualsiasi istante.
L’archiviazione ottica fa proprio al caso suo!
Paolo si occupa dell’archivio della sua azienda che produce ricambi meccanici. Tra manuali e documentazione varia, il tempo di consultazione si è spropositatamente allungato. Per di più quella stanza diventerà una sala relax.
La soluzione più efficace è l’archiviazione ottica.
Andrea, che in quanto avvocato deve mettere tutto nero su bianco, sta avendo difficoltà nella gestione documentale. Avere così tanti documenti e faldoni da conservare e all’occorenza consultare, è diventato un incubo!
In questo caso la conservazione digitale è ciò che fa per lui: ordine e legalità!
Che fine faranno le mie copie cartacee?
Te li restituiamo e decidi tu se conservarli o meno in base alle tue esigenze, in alternativa li teniamo noi e li sottoponiamo a stoccaggio custodendoli in appositi spazi a cui solo il personale designato ha accesso. Se invece le copie cartacee non ti servono, le sottoponiamo a triturazione certificata.