Archiviazione ottica

Scansione e digitalizzazione documentale

L’archiviazione ottica ti permette di scansionare tutti i tuoi documenti tramutandoli da analogici a informatici per un archivio digitale di rapida consultazione, anche online. La digitalizzazione dell’archivio consente di ottenere file, tipicamente PDF, auto-consistenti ovvero immodificabili, così da garantirti massima sicurezza per quanto riguarda le informazioni contenute ed eventuali manomissioni.

Scegliere di digitalizzare i documenti cartacei è la scelta più smart che tu possa fare: un archivio digitale è pratico e di rapida consultazione. Puoi infatti ricercare e consultare documenti informatici in qualsiasi istante, inoltrarli ai tuoi collaboratori o clienti in una frazione di secondo e scaricarli su qualsiasi dispositivo. Se si tratta di un archivio online, tanto meglio: basta un click per avere i tuoi file a disposizione anche se sei lontano dal luogo di lavoro.

Digitalizzare i documenti significa sposare una gestione documentale intelligente!

Ma quali documenti sono archiviabili otticamente?

Libro Giornale,
Libro Inventari,
Registro IVA Acquisto,
Registro IVA Vendita,
Registro Cespiti,
Registro Magazzino
PEC – Posta Elettronica Certificata
Fattura Attiva
Fattura Passiva
Registro giornaliero di protocollo
Fidelity Card

Fogli Cassa
Distinta Resi
Corrispondenza
Contratto
Delibere
Determine
Dichiarazione fiscale 770
Modello CUD
Dichiarazione IRAP
DURC Dichiarazione Unica Regolarità Contributiva
Scheda Carburante
Altri…

L'archiviazione ottica permette la distruzione definitiva dei documenti cartacei sostituendoli a titolo legale?

No. Per questo è necessario ricorrere alla Conservazione Digitale.

Esempi pratici

Daniele è un medico itinerante che deve catalogare le cartelle dei suoi pazienti in modo da poterle recuperare e consultare il più rapidamente possibile, ovunque si trovi e in qualsiasi istante. L’archiviazione ottica fa proprio al caso suo!

Paolo si occupa dell’archivio della sua azienda che produce ricambi meccanici. Tra manuali e documentazione varia, il tempo di consultazione si è spropositatamente allungato. Per di più quella stanza diventerà una sala relax. La soluzione più efficace è l’archiviazione ottica.

Andrea, che in quanto avvocato deve mettere tutto nero su bianco, sta avendo difficoltà nella gestione documentale. Avere così tanti documenti e faldoni da conservare e all’occorenza consultare, è diventato un incubo! In questo caso la conservazione digitale è ciò che fa per lui: ordine e legalità!

Che fine faranno le mie copie cartacee?

Te le restituiamo e decidi tu se conservarle o meno in base alle tue esigenze. In alternativa li teniamo noi e li sottoponiamo a stoccaggio custodendole in appositi spazi a cui solo il personale designato ha accesso. Se invece le copie cartacee non ti servono, le sottoponiamo a triturazione certificata.